最容易不過(guò)的是忙碌，最難不過(guò)的是快樂(lè)而有成效地工作。而化繁為簡(jiǎn)善于把復(fù)雜的事物簡(jiǎn)明化，是防止忙亂、事半功倍的法寶。工作中，我們經(jīng)常看到有的人善于把復(fù)雜的事物簡(jiǎn)明化，辦事又快又好，效率高;而有的人卻把簡(jiǎn)單的事情復(fù)雜化，迷惑于復(fù)雜紛繁的現(xiàn)象，使復(fù)雜的事物越復(fù)雜，結(jié)果只能陷在里面走不出來(lái)，工作忙亂被動(dòng)，辦事效率極低。這兩種類型的人其工作水平、效率的高與低，就在于會(huì)不會(huì)運(yùn)用化繁為簡(jiǎn)的工作方法和藝術(shù)。
為了提高效率，每做一件事情時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)3個(gè)“能不能”，即能不能取消它?能不能把它與別的事情合并起來(lái)做?能不能用更簡(jiǎn)便的方法來(lái)取代它?根據(jù)這個(gè)啟示，我們?cè)跈z查分析每項(xiàng)工作時(shí)，首先問(wèn)一問(wèn)以下6個(gè)問(wèn)題。
(1)為什么這個(gè)工作是需要的?是根據(jù)習(xí)慣而做的嗎?可不可以把這項(xiàng)工作全部省去或者省去一部分呢?
(2)這件工作的關(guān)鍵是什么?做了這件工作之后會(huì)出現(xiàn)什么過(guò)去沒(méi)有的新效果?
(3)如果必須干這件工作，那么應(yīng)該在哪里干?既然可以邊聽(tīng)音樂(lè)邊輕松地完成，還用得著待在辦公桌旁冥思苦想嗎?
(4)什么時(shí)候干這件工作好呢?是否考慮到放在效率高的寶貴時(shí)間里干最重要的工作?是否為了能“著手進(jìn)行”重要工作，用了整天的時(shí)間去使工作“條理化”，結(jié)果把時(shí)間用完了，而所處理的只不過(guò)是些支離破碎的事情?
(5)誰(shuí)干這件工作好呢?是自己干還是安排別人去干?
(6)這件工作的最好做法是什么?是應(yīng)抓住主要矛盾迎刃而解，收到事半功倍的效果?還是應(yīng)采取最佳方法而提高效率?
然后在對(duì)每一項(xiàng)工作分析檢查之后，再采取如下步驟：
(1)省去不必要的工作。
(2)使工作順序合理，干起來(lái)得心應(yīng)手。
(3)兩件或兩件以上的工作能夠合并起來(lái)做的就聯(lián)系起來(lái)做。
(4)盡可能使雜七雜八的事務(wù)性工作簡(jiǎn)單化。
(5)預(yù)先定好下一項(xiàng)工作的程序。增強(qiáng)工作預(yù)見(jiàn)性，走一步，看兩步，想三步，提高決策的效率和準(zhǔn)確性，減少?zèng)Q策過(guò)程的時(shí)間并使決策無(wú)誤。
無(wú)論在工作中，還是在生活里，為了提高辦事效率，就必須下決心放棄不必要的或者不太重要的部分，用簡(jiǎn)便的活動(dòng)代替那些費(fèi)時(shí)費(fèi)力的活動(dòng)。例如，有的人盡量減少頭腦的儲(chǔ)存負(fù)擔(dān)，以提高頭腦的處理功能;有效地研究篩選讀書(shū)的人，能把書(shū)籍區(qū)分為必讀的書(shū)、可讀可不讀的書(shū)和不必讀的書(shū)，做到多讀必讀書(shū)，以增加得益。有的人在生活中還采取穿戴不過(guò)分講究，以減少換洗保存時(shí)間;吃喝買到家里能直接下鍋的，以減少烹調(diào)時(shí)間等等。盡力堅(jiān)持按計(jì)劃利用自己的時(shí)間，每分鐘地計(jì)算著自己的時(shí)間，并經(jīng)常分析工作計(jì)劃未按時(shí)完成的原因，就此采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。通常我在晚上定出第二天的計(jì)劃，定出一周或更長(zhǎng)時(shí)間的計(jì)劃;即使在不工作的時(shí)候，也學(xué)會(huì)去珍視自己每一點(diǎn)每一滴的時(shí)間，快樂(lè)工作，樂(lè)在工作中的每一天! |
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